Biała lista podatników VAT – kiedy sprawdzać rachunek kontrahenta?

Płacisz kontrahentowi przelewem fakturę na kilkadziesiąt tysięcy złotych. Wszystko się zgadza: towar dotarł, faktura jest prawidłowa. A jednak po kilku latach urząd skarbowy kwestionuje koszt i grozi odpowiedzialnością za VAT dostawcy. Powód? Pieniądze trafiły na rachunek, którego nie było na białej liście podatników VAT. To sytuacja, której można łatwo uniknąć, jeśli zna się kilka prostych zasad. Wyjaśniamy, czym jest biała lista, kiedy trzeba ją sprawdzać i jak to robić.

Czym jest biała lista podatników VAT?

Biała lista to publiczny, elektroniczny wykaz prowadzony przez Krajową Administrację Skarbową. Zawiera informacje o podmiotach zarejestrowanych jako podatnicy VAT, wykreślonych z rejestru albo takich, których rejestracji odmówiono. Najważniejszą częścią wykazu, z punktu widzenia przedsiębiorcy, są numery rachunków bankowych zgłoszonych przez czynnych podatników VAT.

Wykaz można przeglądać bezpłatnie na stronie Ministerstwa Finansów. Wyszukuje się po NIP, REGON, KRS lub numerze rachunku. Wiele programów księgowych i bankowych pozwala też sprawdzać kontrahentów automatycznie.

Kiedy sprawdzenie jest obowiązkowe?

Sprawdzanie białej listy ma szczególne znaczenie przy płatnościach, które spełniają łącznie warunki:

• wartość transakcji przekracza 15 000 zł brutto,
• dostawca jest przedsiębiorcą, a transakcja dotyczy działalności gospodarczej,
• dostawca jest czynnym podatnikiem VAT.

Wartość transakcji ocenia się dla całej umowy, a nie pojedynczej raty czy płatności. Jeśli umowa opiewa na 30 000 zł, a płacisz w dwóch ratach po 15 000 zł, wciąż mówimy o transakcji powyżej limitu.

Jakie są konsekwencje zapłaty na rachunek spoza listy?

Zapłata na rachunek, którego nie ma w wykazie, przy transakcji powyżej 15 000 zł niesie dwa ryzyka:

1. Utrata kosztu w podatku dochodowym. Wydatek nie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, a jeśli już został zaliczony, trzeba zmniejszyć koszty lub zwiększyć przychody.
2. Solidarna odpowiedzialność za VAT dostawcy. Nabywca może odpowiadać razem z dostawcą za jego zaległości w VAT od tej transakcji.

Obie sankcje można jednak wyłączyć, jeśli w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu złoży się zawiadomienie ZAW-NR do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla dostawcy. Termin jest krótki, a zawiadomienie trzeba złożyć elektronicznie.

Mechanizm podzielonej płatności

Zapłata w mechanizmie podzielonej płatności, czyli split payment, również chroni przed sankcjami, nawet gdy rachunek nie figuruje w wykazie. Przy towarach i usługach wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, takich jak elektronika, stal, paliwa, części samochodowe czy usługi budowlane, płatność w split payment jest obowiązkowa, jeśli faktura przekracza 15 000 zł brutto. Taka faktura powinna zawierać adnotację „mechanizm podzielonej płatności”.

Jak zorganizować sprawdzanie w firmie?

Najlepiej, by weryfikacja białej listy była stałym elementem procedury płatności, a nie dodatkowym obowiązkiem pamiętanym od czasu do czasu. Kilka praktycznych rozwiązań:

• sprawdzaj rachunek w dniu zlecenia przelewu, a nie w dniu otrzymania faktury, bo dane na liście mogą się zmienić,
• zapisuj potwierdzenie sprawdzenia. Wyszukiwarka generuje unikalny identyfikator zapytania, który warto zachować,
• korzystaj z automatycznej weryfikacji w programie księgowym lub bankowości elektronicznej, jeśli jest dostępna,
• przy nowych kontrahentach weryfikuj dane już na etapie zawierania umowy,
• gdy rachunku nie ma na liście, zapytaj kontrahenta o inny numer lub zapłać w split payment.

Biała lista a bezpieczeństwo w obrocie

Wykaz przydaje się nie tylko przy dużych płatnościach. Sprawdzenie kontrahenta pozwala upewnić się, że firma rzeczywiście istnieje, jest czynnym podatnikiem VAT i posługuje się prawdziwym rachunkiem. To proste zabezpieczenie przed oszustwami, w których przestępcy podszywają się pod znanych dostawców i podsyłają fałszywe faktury ze zmienionym numerem konta.

Sprawdź też swój rachunek

Pamiętaj, że Twoi klienci też sprawdzają białą listę. Jeśli otworzysz nowe konto firmowe, a nie zgłosisz go w CEIDG lub odpowiednim zgłoszeniu do urzędu, kontrahenci mogą wstrzymać płatności albo żądać zapłaty na inny rachunek. Po każdej zmianie konta warto zweryfikować, czy nowy numer pojawił się w wykazie.

Najczęstsze błędy

• sprawdzanie kontrahenta raz, przy pierwszej transakcji, a potem już nigdy,
• dzielenie jednej umowy na kilka faktur w przekonaniu, że to omija limit,
• niezachowywanie potwierdzenia weryfikacji,
• przeoczenie terminu na złożenie ZAW-NR,
• płacenie na rachunek wskazany w mailu bez weryfikacji, gdy kontrahent „zmienił bank”.

Wsparcie księgowej

Dobre biuro rachunkowe pomaga klientom wdrożyć bezpieczne procedury płatności i na bieżąco wyłapuje transakcje, które mogą rodzić ryzyko. Firmy z Radomia i okolic mogą skorzystać z doświadczenia, jakie oferuje Biuro Rachunkowe PRIMUS, prowadzone przez Katarzynę Skawińską. Biuro działa od 2005 roku i obsługuje małe i średnie przedsiębiorstwa w zakresie pełnej księgowości, KPiR, ryczałtu oraz kadr i płac.

Podsumowanie

Przy płatnościach powyżej 15 000 zł na rzecz czynnych podatników VAT zawsze sprawdzaj rachunek na białej liście w dniu zlecenia przelewu i zachowuj potwierdzenie. Jeśli rachunku nie ma w wykazie, zapłać w mechanizmie podzielonej płatności albo złóż ZAW-NR w ciągu 7 dni. Kilka sekund weryfikacji chroni przed utratą kosztu i odpowiedzialnością za cudzy VAT.